Электронные трудовые книжки в 2020 году: инструкция для работодателя

Напомним, 16 декабря 2019 Госдума приняла закон о ведении электронных трудовых книжек — ЭТК (ст. 2 №439-ФЗ). Уже в 2020 году мы рекомендуем подготовиться к переходу на ЭТК и начать прием заявлений сотрудников. Рассказываем, как это сделать.

Первые шаги

Итак, вы решили начать подготовку к переводу сотрудников на электронные трудовые книжки с 2020 года. Для начала выберите сотрудника, который будет формировать электронные документы и направлять сведения о работниках в ПФР.

Пусть ответственный сотрудник проверит информационную систему, в которой ваша компания ведет кадровый учет. Названия должностей и структурных подразделений фирмы должны побуквенно соответствовать трудовым договорам в этой системе. В наименованиях также нужно исключить латинские буквы.

Чем раньше ваша компания выполнит эту работу в 2020 году, тем лучше. Ведь отчет СЗВ-ТД нужно сдавать 15/16/17 числа каждого месяца. Пока штрафы за несдачу новой формы отчетности отсутствуют, но лучше не копить долги перед ПФР.

Подготовка базы 1С, буква «ё» и профстандарты

Поздравляем — первые шаги навстречу электронным трудовым книжкам с 2020 года пройдены! Теперь прикажите кадровику проверить соответствие номеров приказов в базе «1С» бумажным оригиналам приказов. Нашли несоответствие — исправьте.

После этого перейдите к устранению расхождений с буквами «е» и «ё». Если в паспорте фамилия или имя работника прописано с буквой «ё», а в СНИЛС и базе «1С» — с буквой «е» — нужно исправить это расхождение. Иначе индивидуальный лицевой счет на пенсию и трудовая книжка будут оформлены на двух разных людей.

Наконец, подумайте, есть ли в компании льготные должности. Это могут быть должности, которые предполагают досрочное назначение пенсии. Если такие сотрудники работают в штате, приведите наименование их должностей в строгое соответствие со справочником ЕКСД или профстандартами.

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году пошагово

Когда все предыдущие этапы выполнены, пройдите следующие пять шагов:

1. Зарегистрируйте иностранных работников-специалистов высокой квалификации в системе ПФР. Хотя иностранцы не страхуются ПФР для начисления пенсий по старости, они могут выбрать электронные трудовые книжки с 2020 года наравне с работниками-россиянами.
2. Оформляйте прием на работу/переводы/увольнения своевременно. Устроить или уволить человека «задним» числом теперь не получится. С 1 января 2021 года передавать сведения о кадровых изменениях нужно будет в течение 24 часов после подписи приказа.
3. Подготовьте письменное уведомление для работников о пошаговом переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года. Обязательно разъясните права персоналу и возможность остаться на «бумажной» трудовой. Чтобы оградить себя от неприятных штрафов, лучше всего ознакомить с этой информацией каждого работника под подпись.
4. Подготовьте новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в процессе аудита локальных нормативных актов. В этом вам поможет специалист «Дельта Финанс».
5. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись. Если вы планируете нанимать на работу специалистов, которые будут настаивать на ведении электронных трудовых книжек вместо бумажных, обновленный ПВТР нужно подписать усиленной КЭП.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Персональное уведомление можно составить по классическому шаблону:

Не знаете, с чего начать? Обратитесь за консультацией к нашему специалисту — мы организуем подключение к электронным трудовым книжкам независимо от численности сотрудника вашей компании.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

• С 1.01 по 30.06.2020 — вручаем уведомления о переводе на электронные трудовые книжки с 2020 года.
• С 1.07 по 31.12.2020 — ждем выбора каждого сотрудника в пользу сохранения бумажной трудовой книжки или отказа от нее.

Торопиться с вручением уведомлений своим подчиненным не стоит — лучше разобраться всех тонкостях закона и получить исчерпывающую консультацию кадровика.

Частые вопросы об ЭТК

Можно ли отдать бумажную трудовую книжку сразу после получения заявления?

Нет, нельзя. Даже если работник подал заявление на электронную трудовую книжку 1 июля 2020 года, выдать бумажный экземпляр на руки можно будет не раньше в января 2021 года.

Может ли сотрудник отказаться от бумажной трудовой позднее: в 2021 или 2022 году?

Да, сейчас работник может отказаться от ведения электронной трудовой книжки и сохранить бумажный формат. Но позднее, в 2021 или 2022 году, он вправе изменить решение и перейти на ЭТК.

Можно ли вернуться на бумажную трудовой книжке, если работник уже выбрал ЭТК?

Нет, нельзя. В обратную сторону закон не действует.

Внедрим электронные трудовые книжки с 2020 года

Компания «Дельта Финанс» предлагает услугу ведения электронных трудовых книжек с 2020 года. Наши эксперты составят уведомление о переходе на ЭТК, проведут аудит базы 1С и кадрового учета, подготовят справки СЗВ-ТД и другие документы для Пенсионного фонда. Наши контакты — ниже.